تسریع در انجام امور و دسترسی به اطلاعات و آمار و بالا رفتن آگاهی‌ها
جلوگیری از ازدیاد و بروکراسی و کاغذ بازی
کارایی مؤثر مدیریت واحدهای اداری و برنامه‌ریزی و افزیش کیفیت و راندمان
صرفه جویی در زمان و نیروی انسانی و سایر هزینه‌های مربوطه
تحول نسبی در نظام اداری
هدایت خدمات دولتی از کانالی صحیح‌تر به مجرای اجرایی
تسریع در انجام کار ارباب رجوع
کاهش مراجعات مکرر ارباب رجوع
روشهای مکانیزه نقش مؤثری در تصمیم‌گیریها و افزایش کارایی و ضریب اطمینان و دقت و بهبود کیفیت کارها دارد.
نظام اداری با توجه به نقش خدمات رسانی به جامعه اداری پیچیدگیهای فراوانی دارد و لازم است در کنار نیروی انسانی ورزیده و آموزش دیده از تکنولوژی، بعنوان یک ابزار کارآمد استفاده نمائیم و روشهای مکانیزه را به خدمت بگیریم، زیرا روشهای مکانیزه تا حدود زیادی می تواند در تحول و افزایش راندمان کار مؤثر باشند .
 
ضرورت توجه به نحوه استقرار اجزای سازمانی در مجموعه‌های اداری
یکی از معضلات نظام اداری کشور روشهای اجرای آن می‌باشد این روشها از آنجا که اغلب قدیمی بوده و هیچگاه بصورت مستقل و هماهنگ باسایر سازمانها مورد بررسی قرار نگرفته‌اند ، موجب آن گردیده که سازمانهای اداری کشور با روشهای فعلی پویایی لازم را نداشته و دارای کارایی لازم با نیازهای جامعه نباشند . بررسی روشهای اداری کشور و بکار بردن روشهای نوین بجای روشهای قدیمی و سنتی از اموری است که جهت تحول سیستم اداری لازم بنظر می رسد .
طرح جا و مکان از اولین موضوعاتی است که در تجزیه و تحلیل سیستم‌ها و روشهای اداری مورد نیاز در یک مجتمع اداری – خدماتی پرداخته شود .
منطبق نبودن جا و مکان با وظایف یک سازمان باعث کندی و تراکم در کارها می‌شود . لذا با بکار بردن اصول صحیح طرح جا و مکان می‌توان به بهبود روشهای انجام کار و افزایش کارآیی اثربخش سازمان کمک کرد، بطوریکه طراحی صحیح و تخصیص فضای مناسب به کارکنان می تواند نتایج مثبت زیر را به همراه داشته باشد :

ایجاد رفاه و راحتی برای کارکنان در محل کار
افزایش بازدهی و سهولت انجام کار
کاهش زمان انجام کار
جلوگیری از تراکم و وقفه در کارها
کاهش هزینه‌های سرمایه‌ای
حداکثر استفاده از جا و مکان در تسهیل جریان امور
ایجاد تسهیلات و ارائه خدمات بهتر و بیشتر به ارباب رجوع
 
عوامل مؤثر بر طرح جا و مکان و نحوه استقرار سازمان اداری
طرح جا و مکان عبارتست از نمودار محل انجام کار ، طرز قرار گرفتن کارمندان در محیط کار و محل استقرار وسایل کار و تجهیزات اداری. در تهیه طرح فضای اداری عوامل متعددی دخالت دارند، لذا با تجزیه و تحلیل همه جانبه فضای اداری و همچنین با رعایت اصول تهیه طرح جا و مکان می‌توان طرح‌های قابل توجهی برای فضای اداری تهیه کرد این اصول عبارتند از :

جریان گردش کار تا حد امکان باید بصورت مستقیم باشد تا از رفت و برگشت‌های زاید و از قطع مسیر سایر کارها جلوگیری شود .
محل استقرار کارکنانی که کارشان با هم ارتباط دارد نزدیک هم باشد .
تجهیزات و وسایل کار باید نزدیک محل کار و دسترس کارکنان باشد .
فضای تخصیص یافته به

کارکنان باید باتوجه به احتیاجات ناشی از نوع کار آنان تعیین گردد .
بعنوان مثال محل‌هایی که آرام تر و بدون سروصدا باشند باید به کارمندانی اختصاص یابد که کار آنان نیاز به دقت و تمرکز فکری داشته باشد .
وسایل و تجهیزات غیر ضروری از محل کار دور نگه داشته شود تا فضای بیشتر ی برای کار آزاد گردد .
کارکنانی که برای انجام وظایف خود از وسایل مشترک استفاده می‌کنند باید نزدیک هم و از طرف دیگر نزدیک وسیله مورد نیاز قرار داشته باشند .
طرز استقرار میز و وسایل کارکنان و میز مدیر به نحوی باشد که توالی انجام کار رعایت گردد.
محل کار کارمندانی که با ارباب رجوع بیشتر در ارتباط هستند باید در نزدیکی درب‌های ورودی تعیین گردد تا ارباب رجوع مجبور نشود از قسمتهای مختلف عبود نموده و موجب ازدحام بی‌مورد در ساختمان شود .
طرح‌ریزی جا و مکان باید طوری باشد تا حد امکان، کار متحرک و کارمند ثابت باشد ، هر اندازه که از حرکت کارمند برای انجام کار جلوگیری شود، کارایی وسرعت عمل او بیشتر می‌شود .
وسایل سنگین تجهیزات صنعتی و مکانیکی حتی‌الامکان در طبقات پائین مستقر گردند .
اگر استقرار وسایل سنگین در طبقات بالا ضروری باشد، بهتر است آنها را در کنار دیوارها و نزدیک به ستونهای ساختمان قرار داد .
چنانچه لازم باشد در یک اطاق چند میز داده شود، بهتر است کلیه میزها رو به یک سمت داشته باشد .
برای جلوگیری از مزاحمت برای دیگر کارمندان میزها نباید از پهلو کنار هم و چسبیده به هم باشند
فصل اول:
مطالعات پایه
بخش اول: تاریخچه ساختمان های اداری
1-1-1) تاریخچه نظام اداری در جهان:
سیستم سازماندهی اداری اولین بار در مصر ایجاد گردید. دولت جهت کنترل امور زیر بنایی عمومی و راههای ارتباطی خصوصاً عبور و مرور از رود نیل نیازمن وضع مقررات و ایجاد تشکیلات اداری بود.
در چین باستان نیز با استفاده از تعالیم کنفوسیون در خصوص وظایف دولت شالوده امور بروکراتیک بنا نهاده شد که این تعالیم مورد استفاده و تقلید پاره ای از کشورها از جمله انگستان قرار گرفت.
بتدریج با پیشرفت جوامع و گسترش فعالیت های گوناگون اجتماعی ضرورت ایجاد قوانین و سازماندهی در این جوامع امری اجتناب ناپذیر شد و رفته رفته ادارات دولتی و خصوصی شکل گرفت. نظر عموم بر این است که تاریخ ظهور ساختمان های اداری بزرگ به اوایل قرن 19 در اروپا و امریکا باز می گردد.
 
2-1-1)   نگاهی به ساختار نظام اداری در ایران:
تاریخ تحولات نظام اداری ایران به 2 دوره قبل و بعد از اسلام تقسیم می شود.
 
الف)  دوران قبل از اسلام
دوران پیش از اسلام دارای یک سیستم اداری بسیار ساده بوده که خود دارای مراحلی بشرح زیر است:
–  نظام اداری مادها
مادها در اواخر قرن هفتم(ق.م) حکومتی مقتدر با تشکیلات اداری و نظامی نیرومند و متمرکز به رهبری و فرمانروایی واحد و به شیوه استبدادی بوجود آوردند و این سیستم مقتدر تا آمدن اسکندر به ایران ادامه یافت.
– دوران هخامنشیان
دولت متمرکز هخامنشی با مدیریت سیاسی برتر، تکثر پذیری بالا و به ویژه دیوان سالاری بی نظیر خود، الگو و بنیان جدیدی رادر شیوه و سازمان حکومت گری و فرمان روایی به جهان باستان عرضه داشت، آن گونه که در طول سده های بعد، نظام اداری حکومت های سلوکی، اشکانی، ساسانی، روم و حتی عباسی با پیروی و بر پایه شیوه ها و الگوهای آن برپا و پایدار گشت. در این دوره اقدامات اداری عظیم و شایسته تقدیر داشت. اقدامات اداری وی را می توان به اختصار بیان نمود:

دستگاه اداری فعال
ارتباطات سریع