2-4-4-2) مزیت ها و معایب بودجه ریزی عملیاتی

بودجه عملیاتی یک فرایند مستمراست که تمامی مدیران در همه سطوح در آن دست اندر کارند. این نوع مشارکت مستلزم وجود حلقه های بازخور در درون سازمان هاست تا مدیران ارشد همواره از اطلاعات بیشتر و بهتری برای اخذ تصمیمات صحیح تر و اداره بهتر سازمان متبوع خود برخوردار باشند . بودجه نویسی یا بودجه ریزی عملیاتی نهایتا به تخصیص موثرتر منابع در درون سازمان ها منجر می شود و مدیران را قادر می سازد به نحو موثرتری از منابع تخصیص یافته به سازمان متبوع خود برای رسیدن به اهداف و نتایجی که برنامه ریزان و سیاست گذاران مدنظر داشته اند، بهره برداری کنند.
بودجهریزی عملیاتی به مدیران انعطافپذیری قابل توجهی در نظارت بر منابعشان میبخشد در حالیکه آن ها را در مقابل نتایج برنامههایشان پاسخگو نگه میدارد. به علاوه اطلاعات عینی در مورد دستیابی به اهداف قانونی و کارایی و اثربخشی برنامهها تصمیمگیری شاخه اجرایی و کنگره را بهبود می بخشد.(لو، 1998: 160)
به همان میزان بودجه ریزی عملیاتی یک ابزار تشخیص ارزشمند برای دستیابی به درکی عمیق و زیربنایی از رابطه میان منابع به کار گرفته شده و عملکردها است. با بهره گرفتن از این ابزار مدیران برنامه ها فرصت پیدا می کنند تا رابطه بغرنج و پیچیده میان منابع و نتایج مطلوب را مورد بررسی قرار دهند که قطعاً می تواند کیفیت مدیریت برنامه ها را به طرز چشمگیری بهبود ببخشد.
بودجه عملیاتی چنانچه به خوبی تهیه شده باشد با شفافیت بیشتری عملکرد اجرایی برنامه ها را نشان می دهد و نسبت به بودجه های سنتی از این حیث گویاتر است. بودجه عملیاتی با بهره گرفتن از شاخص های فعالیت (که بخوبی تعریف شده و هزینه یابی آن ها با دقت انجام شده است) مبنای ستانده های مورد انتظار و اهداف عملیاتی برنامه ها را مشخص کرده و بدین ترتیب ابزار بسیار مؤثری است که نشان می دهد میزان مخارج در هر زمینه ای چه تاثیری بر کیفیت و کمیت نتایج حاصله دارد.
در عین حال، بودجه عملیاتی مبنای مناسبی برای یک سیستم جامع سنجش و ارزیابی عملکرد در چارچوب برنامه استراتژیک سازمان نیز هست و می تواند نشان دهد که اعتبارات هزینه شده چه تأثیری بر عملکرد برنامه داشته اند و این عملکرد چه تأثیری بر نتایج مطلوب نهایی خواهد داشت. یک بودجه عملکردی که با مهارت تهیه شده باشد، برای مدیران ارشد سازمان در حکم نقطه شروع مطمئنی برای نظارت بر عملکرد سازمان تحت امرشان است.
بودجه عملیاتی امکان ایجاد اهداف دو بخشی را به دست می دهد که با بهره گرفتن از آن می توان ابعاد هزینه ای و نتایج برنامه ها را اندازه گیری کرد. یک قسمت از هدف می تواند مرتبط با یک نتیجه مطلوب (مثلاً80 درصد موفقیت در یافتن شغل برای افرادی که دوره ای آموزش فنی و حرفه ای طی می کنند) باشد. قسمت دوم هدف می تواند اجراء برنامه با یک نرخ هزینه واحد معین باشد(حداکثر هزینه به ازاء هر فردی که آموزش ها را طی می کند بیش از 3000 دلار نباشد) سپس این دو قسمت با یکدیگر ترکیب می شوند تا هدف و میزان تحقق آن مشخص شود. همچنین گاه افزایش ضریب موفقیت یک برنامه ممکن است مستلزم سرمایه گذاری نسبتاً زیادی باشد که مقرون به صرفه و اقتصادی نیست. این امر بدان معنا خواهد بود که فعلاً روش مقرون به صرفه و قابل حصولی برای بهبود شرایط وجود ندارد. ( پناهی،1386: 50)
از طرف دیگر، با بهره گرفتن از اطلاعات مربوط به هزینه واحد که در بودجه عملیاتی محاسبه می شود، می توان بهبود عملیاتی را بر حسب کاهش هزینه واحد ارائه خدمات نیز بیان کرد. تجربه نشان می دهد، این نحوه استفاده از بودجه عملیاتی در دستگاه های اجرایی، می تواند انگیزه مدیران برنامه ها را برای یافتن روش های مبتکرانه به منظور تحقق اهداف با هزینه کمتر، تقویت کند. این امر به ویژه در مواردی که پاداش مدیران بر مبنای عملکرد آنان تعیین می شود، بسیار موثر است.
یک بودجه عملیاتی، همچنین اطلاعات مقایسه ای مفیدی را تولید می کند که با بهره گرفتن از آن می توان عملکرد واحدهای دستگاه های مختلف یا مناطق گوناگون را با یکدیگر مقایسه کرد و با شناسایی واحد هایی که هزینه واحد فعالیت های آن ها پایین تر است، تجارب موفق آن ها را در اختیار سایر واحد ها قرار داد، و بدین وسیله کارایی کل سیستم دولتی را افزایش داد. مدیران برنامه ها نیز می توانند از این اطلاعات برای درک بهتر عملکرد و عملیات برنامه ها استفاده کنند.
از طرف دیگر، بودجه ریزی عملیاتی تصمیم گیری درباره تأمین خدمات از طریق پیمانکاران بخش خصوصی را تسهیل نموده و به مدیران امکان می دهد تا در این زمینه با آگاهی و اطلاع بیشتری تصمیم بگیرند. مدیران سازمان های دولتی باید از هزینه کل یک فعالیت (شامل تمام هزینه های مستقیم و سربار) و نیز میزان نتایج حاصله در وضعیت موجود، آگاهی داشته باشند تا بتوانند در مورد قیمت خرید خدمات با پیمانکاران به توافق رسیده و تصمیم صحیحی در مورد تأمین برخی از خدمات بیرون از سازمان خود بگیرند. بدین ترتیب، می توانند درباره تأمین برخی از خدمات از پیمانکاران، که موجب کاهش هزینه کل ارائه خدمات به شهروندان می شود تصمیم بگیرند، و از این طریق عملکرد برنامه را بهبود ببخشند.
استقرار یک سیستم بودجه ریزی عملیاتی موثر که ارتباط میان بودجه و عملکرد را برقرار نموده و راهنمای مفیدی برای عملیات روزمره سازمان ها در جهت رسیدن به اهدافشان باشد، نیازمند صرف زمان و برخورداری از بینش و قدرت رهبری است و چالش های متعددی در این مسیر وجود ندارد( پناهی،1386: 5

1).
تعریف فعالیت های تشکیل دهنده برنامه، یکی از نخستین چالش های مهم برای هر سازمانی است. برای تعریف فعالیت ها باید تصمیماتی اتخاذ شود(مثلاً این که فعالیت ها در در سطوح کلی تعریف شوند یا جزء به جزء). این امر بدان بستگی دارد که برای مدیریت پاسخ گویی در قبال نتایج، در چه سطحی از جزئیات مورد نیاز باشد. زیرا با استقرار نظام بودجه ریزی عملیاتی که فعالیت ها را به اهداف مرتبط می سازد، مدیران ممکن است نیاز به ترکیب، تقسیم یا تعریف دوباره فعالیت ها پیدا کنند.
شناسایی هزینه فعالیت ها نیز فرآیندی پیچیده و مستلزم صرف زمان و انرژی قابل ملاحظه ای است. دستگاه های اجرایی باید قبلاً مقدمات این کار را با ایجاد سیستم حسابداری مناسب به وجود آورده باشند.
یک چالش عمده دیگر در این مسیر تعریف شاخص های عملکردی است که از طریق ارتقاء سیستم های اطلاعاتی مالی و مدیریتی، ممکن است. تعیین اهداف برای خروجی های برنامه، هزینه واحد و نتایج به دست آمده از برنامه در بودجه عملیاتی فقط بخشی از راه حل است. مهم تر از آن، فراهم کردن اطلاعات معتبر و به موقع در خصوص عملکرد برنامه در طول سال است.( پناهی،1386: 52)
به طور خلاصه می توان مزیت های ذیل را برای این شیوه بودجه ریزی برشمرد:
افزایش پاسخگویی عمومی: اگر چه بسیاری از دولت ها دسترسی به اطلاعات عملکرد خود را امکان پذیر می سازند، اما در ورای بحث های سیاسی، اطلاعات عملکرد منتج از بودجه ریزی عملیاتی می تواند به شیوه های مختلف، نظیر اسناد بودجه ای، برنامه های استراتژیک و گزارش های عملکرد به اطلاع عموم برسد.
مدیریت برای عملکرد بهتر: اطلاعات عملکرد، بیشتر مورد استفاده مدیرانی است که مایلند کارایی عملیاتی برنامه ها و فرآیندهای کاری خود را افزایش دهند. تشویق مدیران به استفاده از بودجه ریزی عملیاتی، مستقیم ترین پیوند میان اطلاعات عملکرد و افزایش کارایی وکیفیت خدمات است. این رویکرد با استفاده های منفی از اطلاعات عملکرد، از جمله استفاده برای تنبیه و مجازات یا پاداش فردی که خطر تشویق قانون گریزی یا سوء استفاده از سیستم به جای بهبود عملکرد را در پی دارد، تفاوت دارد.
شاخص های کارایی، حجم کار، کیفیت خدمات و رضایت مشتری شاخص هایی هستند که برای بهبود عملکرد برای مدیران ارزش زیادی دارند. این شاخص ها را می توان برای تعیین اهداف عملکرد و طراحی راهبردهایی برای نیل به این اهداف، ردگیری عملکرد در طول زمان، مقایسه عملکرد با عملکرد سازمان های دیگر، و انعقاد قراردادهای مبتنی بر عملکرد بین کارکنان دولت و بخش خصوصی به کار برد.
بهبود نحوه تخصیص منابع: در بودجه ریزی عملیاتی، تخصیص منابع با شاخص های عملکرد مرتبط می شود. مرتبط ساختن برنامه ریزی استراتژیک به تخصیص منابع یکی از الزامات اصلی تخصیص منابع بر مبنای هدف است. سازمان ها باید شاخص های عملکرد و اهداف استراتژیک را در بودجه های پیشنهادی خود ارائه دهند. این شیوه به تصمیم گیران در زمینه تخصیص منابع در بین سازمان ها کمک می کند و مستلزم آن است که تحلیلگران بودجه، ضرورت بودجه درخواستی هر سازمان، رابطه آن با اولویت های برنامه استراتژیک سازمان، اهمیت آن برای اهداف سیاست های دولت، و خطرات یا میزان عدم قطعیت برآورد هزینه ها را بررسی کنند. این رویکرد تضمین می کند که همه پیشنهادهای بودجه ای با بهره گرفتن از معیارهای یکسان تحلیل شوند و اهمیت نسبی آن ها در نظر گرفته شود.
در برگرفتن کلیه سطوح مدیریت: بودجه ریزی عملیاتی یک فرایند پیشرونده می باشد که همه مدیران در یک سازمان را از بالاترین سطح تا مدیران برنامه وبخش در بر می گیرد. این فرایند شامل یک حلقه بازخورد می باشد که اطلاعات مناسبی را در اختیار مدیران ارشد قرار می دهد تا بهتر به مدیریت فعالیت ها بپردازند.
یک ابزار تشخیص ارزشمند ارائه می دهد: بودجه ریزی عملیاتی یک ابزار تشخیص ارزشمند برای توسعه درک هماهنگی بین منابع به کار رفته و عملکرد می باشد. مسئولان برنامه فرصت بررسی تعامل ظریف بین منابع و نتایج دلخواه را خواهند داشت. این موضوع واقعاً مدیریت کلی برنامه را بهبود می بخشد.
به توجیه بودجه کمک می کند: یک بودجه عملیاتی اثربخش، شفافیت بیشتری را به عملکرد عملیاتی برنامه نسبت به بودجه ریزی سنتی می دهد. بودجه ریزی عملیاتی با بهره گرفتن از مقیاس های واضح هزینه کلی فعالیت را به عنوان مبنایی برای چارچوب ستاده های برنامه و اهداف عملکرد می سنجد و ابزار ارزشمندی برای بررسی چگونگی تاثیر تغییرات در مخارج بر نتایج تأمین می کند.
به عنوان مبنایی برای نظام مدیریت عملکرد گسترده عمل می کند: به محض این که بودجه عملیاتی ایجاد شده، ممکن است مبنایی برای ایجاد یک نظام مدیریت عملکرد گسترده در چارچوب برنامه استراتژیک در سطح سازمان گردد. بودجه عملیاتی نشان می دهد چگونه هزینه ها بر عملکرد برنامه تاثیر می گذارد و چگونه ا ین عملکرد بر نتایج نهایی دلخواه اثر می گذارد. یک بودجه عملیاتی خوب تدوین شده برای مدیران نقطه آغازی به منظور نظارت بر عملکرد سازمانی می باشد.
اجازه می دهد برنامه ها اهداف دو جانبه داشته باشند: یک بودجه عملیاتی فرصت خلق اهداف دو جانبه به منظور سنجش ابعاد هزینه و نتایج را فراهم می کند. یک هدف می تواند مرتبط به نتایج دلخواه باشد و هدف دیگر می تواند اجرای برنامه ها با هزینه واحد معین باشد. در بودجه عملیاتی این دو بخش می توانند یکپارچه گردند تا هدف کلی درک گردد. تجربه نشان داده است که استفاده از بود
جه ریزی عملیاتی دولتی، مشوق قویی برای مدیران برنامه ایجاد می کند تا راه های ابتکاری برای کاهش هزینه و نیل به نتایج بهتر پیدا کنند. این امر مخصوصاً موقعی مصداق دارد که نظام پرداخت مبتنی بر عملکرد وجود دارد.
امکان مقایسه در هزینه واحد ایجاد می کند: یک بودجه عملیاتی همچنین اطلاعات تطبیقی مفیدی ایجاد می کند. اگر یک واحد منطق های به هزینه پایین تر از استاندارد دست یابد، مدیران سازمان می توانند بهترین اقدامات ابتکاری را شناسایی کنند که منجر به چنین کاهش گردیده است و سپس موارد آموخته شده را فراگیر و تسهیم نمایند. با شناسایی عوامل گوناگون که هزینه های برنامه را شکل می دهد، مدیران می توانند فرایندها و استراتژی های جایگزین که ممکن است از لحاظ هزینه اثربخش تر باشد را شناسایی کنند.
تصمیمات آگاهانه و ملموس تر را حمایت می کند: بودجه ریزی عملیاتی تصمیمات آگاهانه تر و ملموس تر در مورد تأمین منابع را تسهیل می کند. مدیران سازمان دولتی باید از هزینه کلی عملیات و سطح نتایج حاصله آگاه باشند که بودجه ریزی عملیاتی این امر را تسهیل می کند.(مهدوی، 1386: 11)