پروژه - تحقیق-مقاله

معیارهای پاداش

پاداش مناسب بایستی دارای یکسری از ویژگیهای ذیل باشد:

- کافی و مناسب باشد؛

- منصفانه باشد. پرداخت پاداش به هر فرد بایستی به طور منصفانه و باتوجه به تلاشها و مهارتهای افراد صورت گیرد؛

- متنوع باشد. تکرار یک پاداش از خاصیت انگیزشی آن می کاهد؛

- پاداش حتمی و قطعی باشد؛

- پاداش نباید حد افراط و تفریط داشته باشد. بلکه با توجه به سطح عملکرد فرد و توان پرداختی سازمان تعیین گردد؛

- برانگیزاننده باشد، بر نیروی کار برای کار اثربخش و کارآمد و بهبود عملکرد تاثیر بگذارد؛

- موردقبول نیروی کار باشد. نیروی کار بایستی سیستم پاداش را درک کرده و آن را یک سیستم عقلایی بداند.

به طورکلی دو معیار مهم در مدیریت پاداش وجود دارد یکی فوریت و دیگری توازن.

فوریت بدین معناست که پاداش بایستی تاحدامکان بلافاصله پس از عملکرد مطلوب ارائه شود زیرا هر چقدر بین این دو فاصله باشد از خاصیت انگیزشی پاداش کاسته می شود و منظور از توازن، نوعی برابری و عدالت بین عملکرد فرد و نوع و میزان پاداش است. درصورت عدم توازن بین این دو از خاصیت انگیزشی پاداش کاسته می شود. (فوت و هوک،۷۶:۱۹۹۹)

۲-۱۴٫مبانى اعطاى پاداش

پاداش در واقع، وسیله‏اى است که با بهره گرفتن از آن، سازمان از کارکنان خود به علت  شایستگى آنان سپاس‏گزارى مى‏کند و با این قدرشناسى و اداى احترام، آنان را به ادامه کار خود تشویق مى‏کند؛ ولى مشکل بزرگ در طراحى نظام پاداش، این است که تعاریف مختلفى از مفهوم شایستگى شده است. هم‏چنین در این‏که شایستگى چیست، از چه اجزا و شرایط و عناصرى تشکیل شده است و چگونه مى‏توان با تعیین شاخص‏هاى مقدارى، آن را از حالت کیفى به حالت کمى (قابل اندازه‏گیرى) تبدیل کرد، اختلاف نظر وجود دارد و از جمله مباحثى است که افکار محققان بسیارى را به خود مشغول داشته است. اکنون با در نظر داشتن این مشکلات، معیارهایى که معمولاً بر اساس و مبناى آن‏ها به کارکنان پاداش داده مى‏شود، مورد بحث و بررسى قرار مى‏گیرند.

1. عضویت در سازمان

معمولاً در هر سازمانى، صرفاً به علت عضویت فرد در سازمان، امتیازهایى براى او در نظرگرفته و اعطا مى‏شود. افزایش پرداخت به علت تورم و بالا رفتن هزینه زندگى، سهیم کردن کارکنان در سود، بیمه و دیگر مزایا و افزایش حقوق، براى حفظ نیروها، ارشدیت و سنوات خدمت یا دارا بودن درجه دانشگاهى و تحصیلات عالى، نمونه‏هایى از اعطاى پاداش بر مبناى  عضویت هستند.

اعطاى پاداش به علت عضویت در سازمان، از دو نظر اهمیت دارد:

اولاً این امر در جذب و استخدام نیروهاى توانا و شایسته، بسیار مؤثر است. ثانیاً کم و کیف نظام پاداش، در باقى ماند اعضا در سازمان نیز مؤثر است.

2. حضور در سازمان

از آنجا که میان غیبت و رضایت از شغل، رابطه معکوس وجود دارد، نظام پاداش باید به‏گونه‏اى طراحى شود که در کاهش غیبت کارکنان مؤثر باشد؛ یعنى تدابیرى پیش‏بینى گرددکه نظام پاداش اولاً عامل مهمى در جلب رضایت اعضاى سازمان باشد و ثانیاً در این‏نظام، کارکنانى که به طور منظم در سازمان حضور دارند، تشویق و کارکنان نامنظم، تنبیه‏شوند(راشمور،۶۵:۲۰۰۰).

3. عملکرد

دریافت پاداش از سازمان به علت کار و فعالیت، از منطقى‏ترین اصولى است که در هر سازمانى رعایت مى‏شود و در هر جامعه‏اى نیز پذیرفته شده است. شاید مهم‏ترین نقشى که  یک نظام پاداش مى‏تواند در سازمان ایفا کند، تأثیر بالقوه‏اى است که انتظار دریافت پاداش، در عملکرد کارکنان مى‏گذارد. اگر کارکنان سازمان عقیده داشته باشند که عملکرد بهتر، منجر به پاداش مى‏شود، امید به دریافت پاداش، نقش مثبتى در عملکرد بهتر و مؤثرتر آنان خواهد داشت.

در این‏که باید رابطه‏اى بین عملکرد و پاداش وجود داشته باشد، شکى نیست؛ ولى ایجاد چنین رابطه‏اى معمولاً کار دشوارى است؛ زیرا:

- باید یک نظام ارزیابى عملکرد بسیار دقیق، در سازمان وجود داشته باشد تا به وسیله آن  بتوان به درستى معلوم کرد که چه نوع عملکردى سزاوار دریافت پاداش است.

- مسؤولان سازمان باید بتوانند به درستى تعیین کنند که چه پاداشى براى چه کسى مهم و ارزنده است.

- باید براى کارکنان چگونگى ارتباط میان عملکرد بهتر و دریافت پاداش، کاملاً معلوم و معین باشد.

- کارکنان باید به سرپرست خود اعتماد داشته باشند. وجود چنین اعتمادى لازم است؛ زیرا پاداش هنگامى به عنوان راه‏کارى براى ایجاد انگیزه مؤثر خواهد بود که کارکنان مطمئن شوند

عملکرد خوب آنان بى‏پاداش نخواهد ماند و سرپرست مى‏تواند پاداشى که قول آن را داده  است، اعطا کند.

4. ارشدیت
5. تخصص
6. دشوارى کار
7. قضاوت و تصمیم گیرى

هرچه انجام کار نیاز بیش‏ترى به تصمیم‏گیرى و ابتکار عمل شاغل داشته باشد، به همان نسبت، باید پرداخت‏هاى سازمان به او بیش‏تر باشد. (راشمور،۶۷:۲۰۰۰)

[۱] . RUSHMOOR

تعیین اهداف جبران خدمات کارکنان

۱-     خط مشی هایی که مبانی نظام پرداخت را شکل می دهد.

۲-     نگرش که ابزار و روش های مدیریت جبران خدمات را نشان می دهد.

۳-     اهداف جبران خدمات یا نتایج رضایت بخش

نظام پرداخت دستیابی به اهداف مناسب شامل اثر بخشی و تعادل را نشان می دهد. این اهداف به طور وسیعی دیده می شوند . اثر بخشی بر مبنای ویژگی های زیر تعریف می شود.

۱-     بهبود بهره وری

۲-     کنترل هزینه های کار

برابری حقوقی یکی از اهداف اساسی و زیربنایی نظام پرداخت است. اظهاراتی مانند «رفتار مناسب با همه کارکنان» یا «یک پرداخت روزانه مناسب برای یک کار روزانه مناسب» اهمیت برابری را منعکس می نماید. براساس این هدف تلاش می شود که پرداخت برای کارکنانی که مشارکت مناسبی را ارائه می دهند، صورت گیرد . هدف برابری بر تشخیص تصمیمات پرداخت و نیز مشارکت کارکنان و نیازهای کارکنان تمرکز دارد .روند کنونی در جبران خدمات :

الف- پرداخت بر مبنای مهارت و شایستگی ها: اگر پرداخت بر مبنای مهارت و شایستگی ها صورت گیرد با توجه به میزان مهارت و دانش فرد ( و نه بر مبنای پستی که فرد احراز کرده است یا کاری که انجام می دهد) میزان پرداخت وی تعیین خواهد شد. یک صاحب نظر شایستگی ها را بدین گونه تعریف می کند:«ویژگی هایی را که شخص به نمایش می گذارد، که از آن جمله است دانش، مهارت و رفتارهایی که وی را برای انجام دادن کار یا وظیفه قادر می سازد.»

ب- گسترده سازی: راه دیگری که شرکت ها و کارفرمایان در زمان کنونی به کار می برند، این است که گروه های حقوق بگیر را کاهش می دهند و تعداد آنها را از ده به سه یا پنج گروه می رسانند که هر یک از آنها دارای دامنه وسیعی از شغل و سطح حقوق است. این فرایند را گسترش دادن گروه می نامند.

مزیت عمده گسترش دادن گروه این است که جبران خدمت کارکنان از انعطاف پذیری بیشتری برخوردار می شود.

ج- پرداخت جدید: پرداخت بر مبنای مهارت و شایستگی ها و نیز گسترش دادن گروه ها،دو نمونه از پدیده ای است که صاحب نظران آن را «پرداخت جدید» می نامند، یعنی همان مساله ای که به صورتی فزاینده از اهمیت زیادی برخوردار میشود معمولا مقصود صاحب نظرات از «پرداخت جدید» این است که آمیزه یا ترکیبی از ارکان پرداخت های سنتی و غیر سنتی مورد استفاده قرار گیرد.

د- مساله «ارزش قابل مقایسه» آیا زنانی که کارهای همانند مردان انجام می دهند نباید حقوقی برابر مردان دریافت کنند؟ این مساله اصلی را ،ارزش قابل مقایسه می نامند. مقصود از قابل مقایسه بودن پرداخت این است که برای مشاغل  قابل مقایسه ( و نه مشاغلی که به صورت دقیق برابرند) دستمزدی برابر پرداخت شود و کارفرما یا شرکت، ارزش قابل مقایسه برای این مشاغل در نظر بگیرد.  (مشبکی،۴۹:۱۳۷۷)

۲-۱۷٫ارزشیابى شغل

تجزیه وتحلیل شغل به شناخت ماهیت مشاغل مى پردازد. پس از شناخت ماهیت مشاغل در واقع بررسى وظایف، مسؤولیت ها، شرایط کارى و شرایط احراز تصدى مشاغل سازمان ها مى توانند به تعیین ارزش نسبى مشاغل سازمان بپردازند. ارزشیابى شغل، فرآیندى است که با آن، ارزش نسبى هر شغل در مقایسه با سایر مشاغل تعیین مى گردد. ارزشیابى شغل به دنبال برقرارى ارتباط صحیح بین کیفیت وظایف و مسئولیت ها و شرایط احراز شغل و همچنین ارزش پولى شغل مى باشد.

از این طریق براى مشاغل مختلف، حقوق منصفانه و متعادل تعیین مى گردد. لازم به یادآورى است که ارزشیابى شغل، ارتباطى با مجرى یا متصدیان شغل و یا مقام و منصب شاغل ندارد؛ در واقع شغل، منفک از شاغل مورد ارزشیابى قرار مى گیرد. براى ارزشیابى شغل، چهار روش اساسى وجود دارد:

الف) روش درجه بندى

درجه بندى، ساده ترین روش ارزشیابى شغل است. در این روش، کمیته اى متشکل از مدیران و احتمالاً نماینده کارکنان بالاترین و پایین ترین شغل سازمان را از نظر اهمیت و پیچیدگى وظایف و ارزش آن براى سازمان تعیین مى کند. سپس کمیته، مشاغل دیگر سازمان را دوبه دو بایکدیگر مقایسه و ارزیابى مى کند و در محدوده درجات دوحد بالا و پایین، قرار مى دهد. در این روش، مشاغل به طورکلى و بدون این که به اجزا تبدیل گردد، مورد ارزیابى قرار مى گیرد. بدیهى است این روش براى سازمان هاى کوچک مناسب مى باشد و کاربرد آن براى سازمان هاى بزرگ محدود مى شود.

ب) روش رتبه بندى

انجام این روش، مستلزم آن است که ابتدا تعدادى رتبه یا طبقه متمایز شغلى بر اساس سطح پیچیدگى وظایف و مسؤولیت ها و مهارت هاى مورد نیاز، تعیین شود و براى هر کدام شرحى تهیه و تدوین شود و با توجه به اهمیت و ارزش آنها براى سازمان، مرتب گردد. به دنبال آن، شرح شغل هاى تهیه شده براى کلیه مشاغل با شرح رتبه ها مقایسه مى شود و با توجه به تشابهاتى که بین شرح شغل ها و شرح یکى از رتبه ها یا طبقه ها وجود دارد، هر کدام از شغل ها به یکى از رتبه ها تخصیص داده مى شود و در پایان، حقوق تخصیص یافته به آن رتبه یا طبقه به این شغل نیز تعلق مى گیرد(سلطانی،۷۶:۱۳۸۱).

البته مقایسه شغل ها با رتبه ها قدرى مشکل است، به ویژه اگر شرح شغل ها با یکى از شرح رتبه ها دقیقاً انطباق نداشته باشد یا یک شرح شغل با شرح چند رتبه از جهاتى انطباق داشته باشد؛ در این صورت رتبه بندى بیشتر ذهنى و قضاوتى خواهد بود، اما ذهنى بودن آن از روش درجه بندى کمتر است. البته این روش براى سازمان هاى خیلى بزرگ مؤثر نمى باشد(محمدزاده،۵۴:۱۳۸۵).

پ) روش مقایسه عوامل

مقایسه عوامل، روش نسبتاً توسعه یافته روش درجه بندى است. در این روش، کارشناسان ارزشیابى مشاغل، مراحل زیر را انجام مى دهند:

در ابتدا با توجه به ماهیت مشاغل سازمان، عواملى مانند کوشش فکرى، مسؤولیت، شرایط کارى، تحصیلات، مهارت و فعالیت جسمى تعیین مى گردد.

در مرحله دوم، مشاغلى را باید به عنوان مشاغل کلید و استاندارد در سازمان انتخاب کرد. این مشاغل - که معمولاً از ده تا بیست شغل مى باشد - از نظر اهمیت، شامل بیشترین و کم اهمیت ترین مشاغل سازمان است؛ به طورکلى آنها باید معرف تمام مشاغل سازمان باشند.

سپس در کمیته اى میزان حقوق مشاغل کلید را با توجه به نرخ هاى پرداخت در جامعه تعیین نمود.

این مشاغل با توجه به عوامل مذکور مورد بررسى دقیق قرار مى گیرد و میزان حقوق آنها بین عوامل سرشکن مى گردد.

در نهایت، سایر مشاغل سازمان با توجه به عوامل و اهمیتى که از نظر هر عامل دارند به طور نسبى با مشاغل کلیدى مقایسه و تعیین ارزش مى شوند.

در روش مقایسه عوامل، چند نکته مهم وجود دارد که باید مورد توجه دقیق باشد: اول آن که عوامل انتخاب شده، باید ماهیت تمام مشاغل سازمان را دربربگیرد؛ دوم آن که تعیین حقوق مشاغل کلید باید با دقت کامل صورت گیرد و همچنین مورد توافق مدیران و کمیته ارزیابى شغل باشد؛ سوم آن که مقایسه دقیق سایر مشاغل با مشاغل کلید مستلزم شرح شغل و شرح عوامل مى باشد.

ت) روش امتیازى

روش امتیازى از جدیدترین و متداول ترین روش هاى ارزشیابى مشاغل است. در این روش، ابتدا بر اساس ماهیت مشاغل سازمان، عواملى مانند مهارت، مسؤولیت شغلى، تلاش فکرى، شرایط کارى انتخاب مى گردد. بعد هر کدام از این عوامل کلى احتمالاً به چند عامل جزءتر تقسیم مى گردد، براى مثال عامل مهارت به تحصیلات، تجربه و آموزش یا عامل شرایط کارى به صدمات در شغل، خطرات و شرایط محیط کارى تقسیم مى گردد. سپس هر کدام از عوامل باتوجه به اهمیت آنها در سازمان سنجیده مى شود و در واقع تخصیص امتیاز صورت مى گیرد.

در مرحله بعد، هر عامل به چند درجه تقسیم مى گردد همچنین امتیاز هر عامل به درجات آن اختصاص مى یابد؛

عوامل شغلى، امتیازات و درجات عوامل بر اساس روش امتیازى ارزشیابى شغل

همچنان که ملاحظه مى شود چهار عامل اصلى سنجیده شده، هر کدام به پنج درجه تقسیم شده است؛ معمولاً تعداد درجات بین پنج تا هفت درجه مى باشد.

مرحله بعدى روش امتیازى، تدوین شرح دقیق براى هر کدام از درجات عوامل است. در مرحله آخر، کارشناسان ارزشیابى به مطالعه هر یک از مشاغل سازمان مى پردازند و بر حسب میزان و شدت عوامل مذکور که در شغل وجود دارد و درجه اى از هر عامل که کسب مى کنند به تخصیص امتیاز و تعیین ارزش شغل مى پردازند.

بنابراین از این طریق مى توان تمام مشاغل سازمان را ارزشیابى نمود و در نهایت ارزش ریالى براى هر شغل در نظر گرفت. این روش، پیچیده و زمان بر مى باشد، اما با توجه به دقت آن مى تواند بهترین روش ارزشیابى شغل براى سازمان ها باشد.

کارشناسان در پایان ارزشیابى و طبقه بندى امتیازات معمولاً به طراحى ساختار پرداخت سازمان مى پردازند. این ساختار ممکن است شامل چند گروه شغلى باشد، هر شغلى در سازمان در یکى از گروه ها قرار مى گیرد و با توجه به امتیاز گروه ها حقوق افراد سازمان مشخص مى شود. کارکنان هم با کسب شرایط گروه ها مى توانند به گروه هاى بالاتر ترفیع یابند؛ بنابراین شغل یکى از مهم ترین عوامل تعیین میزان جبران خدمات مالى مى باشد. (محمدزاده،۵۴:۱۳۸۵)

۲-۱۸٫مدل ویژگیهای شغل هاکمن و الدهام

این مدل یک مدل شناختی- اجتماعی با رویکرد یکپارچه است.

مدل ویژگیهای شغل هاکمن و الدهام بر اثر متقابل حالات روانشناختی و رفتار افراد که تعیین کننده میزان واکنش مثبت آنها به یک شغل پیچیده و چالش برانگیز است؛ تاکید دارد.

حالات روانشناختی به صورت زیر تعریف می شوند:

* معنادار بودن آزموده شده شغل: میزانی که افرادی که کار را تجربه کرده‌اند آن را معنا دار و با ارزش می دانند.

* مسئولیت آزموده شده برای خروجی های شغل:میزان مسئولیت و پاسخگوئی که افراد در مقابل نتایج کار خود دارند.

* آگاهی از نتایج: میزانی که کارکنان به طور مستمر از اثر بخشی کار خود مطلع می شوند.

ابعاد درونی شغل به صورت زیر تعریف می شوند:

* تفاوتهای مهارتی:میزانی که شغل به فعالیتهایی که شامل مهارتها و بروز استعدادهای مختلف است؛ نیاز دارد.

* هویتمند بودن شغل:میزانی که کار به تکمیل یک تکه کار کامل و قابل تعریف نیاز دارد.(یک کار با شروع؛ پایان و خروجی های ملموس)

* معنا دار بودن(مفید بودن)وظایف: میزانی که شغل؛ زندگی و کار سایرین را چه در سازمان و چه در محیط بیرون تحت تاثیر قرار می دهد.

* استقلال داخلی:میزانی که شغل به فرد اجازه آزادی ذاتی؛استقلال و نظر دادن در زمانبندی و روش انجام کار می دهد.

* بازخور:میزانی که شغل اطلاعات مستقیم و واضح در مورد اثر بخشی عملکرد فرد به او می دهد.

کارهایی که به کارکنان اجازه میدهد که یک تکه کار هوشمند انجام دهند (متضاد تکرار یک وظیفه ساده) و به مهارتهای مختلف نیاز دارند و دیگران را تحت تاثیر قرار میدهند با ارزش و معنادار هستند. یک اصل اساسی وجود دارد که تفاوتهای فردی میان مردم عکس العمل آنها در قبال کارشان را هدایت می‌کند. مدل هاکمن و الدهام این اثر را با متغیری به نام ” شدت نیاز به رشد” ((GNS به مدل وارد می کند که به عنوان رفتارهای افراد که تعیین می کنند فرد تا چه حد به یک کار پیچیده و چالش بر انگیز پاسخ مثبت می دهد؛ در نظر گرفته می شود.

نمره بالقوه انگیزشی شغل به صورت زیر محاسبه می شود:

بازخور*استقلال داخلی*{۳/ (هویتمند بودن وظایف +معنادار بودن وظایف + تفاوتهای مهارتی)} =MPS

مدل انتظار پورتر و لاولر

این مدل بر اساس نظریه انتظار شکل گرفته است.

شرح مدل

مدل انگیزشی انتظار پورتر و لاولر (۱۹۶۸) حول محور نظریه انتظار وروم شکل گرفته و شمای کلی آن به صورت زیر است.

این مدل مدعی است که میزان تلاش فرد برای انجام یک کار به دو عامل بستگی دارد :

* پاداش که شامل پاداشهای خارجی مثل پرداختها و داخلی مثل احساس موفقیت می شود.

* سطح مطلوبیت پاداش برای تامین رضایت شغلی فرد.

بنابراین با افزایش کمیت پاداشهای دریافتی و همچنین ارائه پاداشهای مطلوبتر؛ می توان انگیزش و در نتیجه تلاش فرد را افزایش داد.(لاندی،۶۵:۲۰۰۰)

۲-۲۰٫پاداش و رضایت شغلی

رضایت شغلی یک نگرش فردی نسبت به شغل است . سیستم پاداش سازمانی غالبا اثر مهمی روی سطوح رضایت شغلی کارکنان دارد. به علاوه پاداش های مالی می تواند بر پاداش های غیر مالی تاثیر بگذارد. پنج جزء عمده رضایت عبارتند از :

۱-     نگرش نسبت به کار گروهی

۲-     شرایط کار عمومی

۳-     نگرش نسبت به سازمان

۴-     منابع پولی

۵-     نگرش نسبت به سرپرست

اجزای دیگر رضایت شغلی تفکر فرد درباره کار خود و سطح زندگی عمومی است. نگرش فرد نسبت به شغلش ممکن است مثبت یا منفی باشد. رضایت شغلی با روحیه سازمانی مترادف نیست، ولی دو مفهوم که هر کدام می تواند بر روی دیگری اثر بگذارد. میزان پیروی کارکنان از این اهداف مشترک سازمان و اعتماد آنان به اهداف، تعیین کننده درجه روحیه سازمان است. رضایت شغلی منجر به تعهد سازمان می شود، در حالی که نارضایتی شغلی به واکنش هایی نظیر؛ ترک خدمت، غیبت، تنبلی، حوادث و نظایر آن منتهی می شود. (حاجی کریمی،۵۶:۱۳۷۹)

۲-۲۱٫طرح های جدید اعطای پاداش

۱- پرداخت یکجا: در هر سازمانی معمولا سالی یک بار حقوق کارکنان مورد بررسی قرار می گیرد تا مبلغی که باید به  عنوان افزایش حقوق به آن اضافه گردد محاسبه و تعیین شود اگر منظور از افزایش حقوق، ایجاد انگیزه درکارکنان باشد، پرداخت آن به این شکل تاثیر زیادی در این امر نخواهد داشت، زیرا اولا: شرط انعطاف پذیری پاداش در آن رعایت نشده است و کارمند، در هر حال بدون توجه به کیفیت و کمیت عملکردش، هر ماه مبلغ ثابت و معینی را به عنوان اضافه حقوق دریافت می کند و ثانیا، حتی اگر مقدار افزایش حقوق، زیاد و قابل ملاحظه هم باشد تقسیم و تقسیط آن به مبالغ ناچیز و پرداخت آن طی دوره های طولانی، تاثیر آن را از بین می برد و ممکن است که اصلا به نظر کارمند نیاید. بدین علت ، برخی سازمان بر آن شده اند که کل مبلغ افزایش حقوق سالانه کارکنان را یکجا به آنها پرداخت نمایند. مشکل بزرگ این روش، هزینه سنگینی است که سازمان باید برای پرداخت های یکجا به کارکنان متحمل شود.

۲- سلف سرویس: معمولا در هر سازمانی ، پاداش هایی که به کارکنان داده میشود ترکیبی از پرداخت های مختلف و مزایایی چون انواع بیمه (بیمه عمر، حوادث، بیکاری و از کار افتادگی) مرخصی های مختلف( استحقاقی و استعلاجی) و حقوق و مزایای بازنشستگی است. ناتوانی سازمان در تشخیص و رعایت سلیقه های شخصی و انفرادی کارکنان روش «سلف سرویس» خوانده شده و پیشنهاد گردیده است که براساس آن سازمان مجموعه ای از مزایای متنوع را فراهم می آورد و به کارکنان اجازه می دهد که از میان آنها، تا حداکثر معینی، آنچه برایشان ارزش بیشتری دارد انتخاب نمایند. پس اگر کارمندی مایل باشد، میتواند از مسئولان سازمان بخواهد پول مزایایی را که به او تعلق می گیرد به حقوق او بیفزایند یا بر عکس، بخواهد که از حقوق او کاسته و به مزایا (مثلا بیمه عمر ) افزوده شود.

روش سلف سرویس از مزایایی برخوردار است که مهمترین آنها عبارتند از:

-        ارزش حقوق و مزایای دریافتی به نظر کارمند بیشتر می آید.

-        رضایت کارمند از حقوق و مزایایی که دریافت می نماید بیشتر و باعث می شود تا از ساعات غیبت کاسته شود و تعداد کمتری از کارکنان سازمان را ترک کنند.

-        جذب نیروهای جدید به سازمان تسهیل میشود.

مهمترین مشکل این است که مدیریت صحیح تخصیص و اعطای پاداش ایجاب می کند، اسناد زیادی صادر، ثبت و ضبط گردند تا دقیقا مشخص شود چه کسی چه مزایای را انتخاب کرده است. البته کامپیوتر در این زمینه کمک زیادی کرده است و استفاده از برنامه های کامپیوتری، سازمان را قادر به کنترل موثر فرایند تخصیص و اعطای پاداش نموده است.(پاریگنتون،۶۷:۲۰۰۲)

مفهوم داده، اطلاعات، و دانش

داده، منشأ تشکیل دانش است. داده ها، واقعیت ها و اعداد خام هستند مانند سرانه هر
دانش آموز (کیدول، ۲۰۰۰، ص۲۷) .داده ها رشته واقعیت های عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند داده یک واقعیت از یک موقعیت و یا یک مورد از یک زمینه خاص، بدون ارتباط با دیگر چیزهاست. داده ها منعکس کننده تعاملات و مبادلات کامل، واحد و منسجمی هستند که تحت عنوان جزء ناچیز از آنها یاد می شود. این اجزاء در پایگاه های داده، ذخیره و مدیریت می شوند، داده ها حداقل متن را دارند و تا زمانی که مورد پردازش واقع نشوند به تنهایی مفهوم خاصی را ایجاد نمی کنند( نوروزیان، ۱۳۸۴، ص۲۴).

اطلاعات از قرار گرفتن داده ها در یک زمینه یا محیط خاص ایجاد می شود، مانند هزینه هر دانش آموز در یک دبیرستان و یک سال تحصیلی خاص (کیدول، ۲۰۰۰، ص ۲۹ ). اطلاعات داده های ترکیبی و مرتبط همراه با زمینه و تفسیر آن است. ارتباط داده ها ممکن است بیان کننده اطلاعات باشد، ممکن است صرف ارتباط داده به اطلاعات منجر نگردد مگر اینکه موجب درک مفهوم آنها باشد. اطلاعات در حقیقت داده های پردازش شده را در بر می گیرد که گروه بندی، ذخیره، پالایش، سازماندهی و تحلیل شده اند تا بتوانند زمینه را روشن سازند ( نوروزیان، ۱۳۸۴، ص ۲۵).

ویژگی اطلاعات آن است که می توان آن را به صورت مستندات مکتوب یا فایل های موجود در پایگاه اطلاعات نگهداری کرد. اطلاعات برخلاف داده ها، معنی دار هستند، به نظر پیتر دراکر(۱۹۸۹) ” داشتن ارتباط و هدف ویژگی اطلاعات است"دراکر ( ۱۹۸۹) معتقد است که اطلاعات یعنی “داده های مربوط". به بیانی دیگر، از نظر او داده ها به تنهایی ” مربوط ” و ” هدف دار” نیستند، بلکه داده ها زمانی به اطلاعات تبدیل می شوند که ارائه دهنده، به آنها معنا و مفهوم خاصی ببخشد (داونپورت، ۱۳۷۹، صص ۷۲ - ۶۲ ).

دانش اطلاعاتی است که بر عمل تأثیر داشته باشد. عملی بودن به معنای ارتباط با حوزه های خاص می باشد و بدین منظور اطلاعات مرتبط می بایست در جای مناسب، زمان مناسب، و شکل مناسب به گونه ای که هر کس که به آن نیاز دارد بتواند در تصمیم گیری از آن استفاده کند، در دسترس باشد (اسلاوندی،۲۰۰۱).

دانش منبع کلیدی در تصمیم گیری هوشمند، پیش بینی، طراحی، برنامه ریزی، عیب یابی و تشخیص، تحلیل ارزیابی و قضاوت شهودی می باشد. دانش در فضای بین اذهان فردی و جمعی شکل می گیرد و تسهیم می شود ( تیوانا، ۲۰۰۰(. مرور انواع تعاریف و تقسیم بندی های ارائه شده از دانش، پیش نیازی برای مدیریت موفقیت آمیز آن است. یکی از پیشرفت های اصلی در مسیر تعریف دانش، شناخت تفاوت میان داده، اﻃﻼﻋﺎت، داﻧﺶ و ﺧﺮد ذکر شده است ( نمودار  ۲- ۱ ).

شکل شماره ( ۲- ۱ ): داده، اطلاعات، دانش و خرد

داده، ﺟﺮﻳﺎﻧﻲ از رﺧﺪادﻫﺎ ﻳﺎ ﺗﺒﺎدﻻﺗﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ از ﺳﻴﺴﺘﻢ ﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﺗﺴﺨﻴﺮ ﺷﺪه اﺳﺖ و ﺗﻨﻬﺎ ﺑﺮای ﺗﺒﺎدل ﻣﻔﻴﺪ اﺳﺖ و ﻧﻪ ﭼﻴﺰ دﻳﮕﺮی.

ﺑﺮای ﺗﺒﺪﻳﻞ داده ﺑﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻔﻴﺪ، ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺎﻳﺪ ﻣﻨﺎﺑﻌﻲ را ﺗﻮﺳﻌﻪ دﻫﺪ ﺗﺎ داده ﻫﺎ را ﺳﺎزﻣﺎﻧﺪﻫﻲ ﻛﺮده و ﺑﻪ ﻣﻘﻮﻟﻪ ﻫﺎی ﻗﺎﺑﻞ ﻓﻬﻢ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﮔﺰارﺷﺎت ﻓﺮوش ﻣﺎﻫﺎﻧﻪ، روزاﻧﻪ، ﻣﺤﻠﻲ و … در آورد.

ﺗﺒﺪﻳﻞ اﻃﻼﻋﺎت به دانش، از ﻃﺮﻳﻖ ﺗﺤﻠﻴﻞ و ﭘﺮدازش و ﻳﺎ ﻧﺘﻴﺠﻪ ﮔﻴﺮی و ﺷﻨﺎﺧﺖ اﻟﮕﻮﻫﺎی ﻧﺎﻣﻌﻤﻮل، روﻧﺪﻫﺎی ﭘﻨﻬﺎن و اﺳﺘﺜﻨﺎﺋﺎت داده و اﻃﻼﻋﺎت و ﻫﻤﭽﻨﻴﻦ اﻳﺪه‏ﻫﺎ، ﻓﻬﻢ ﻫﺎ و درﺳﻬﺎی آﻣﻮﺧﺘﻪ ﺷﺪه ﻧﺎﺷﻲ از ﻛﻨﺎر ﻫﻢ ﻗﺮاردادن اﻃﻼﻋﺎت و تجربیات ﺑﻪ دﺳﺖ آﻣﺪه در ﻃﻮل زﻣﺎن ﻣﻲ‏ﺑﺎﺷﺪ (ﻧﺸﺮﻳﻪ ﺩ ﺍﺧﻠﻰ ﺷﺮﻛﺖ ﻣﻠﻰ ﺻﻨﺎﻳﻊ ﭘﺘﺮﻭﺷﻴﻤﻰ) [۵]. ﺑﺮای ﺗﺒﺪﻳﻞ اﻃﻼﻋﺎت ﺑﻪ داﻧﺶ، سازمان ﺑﺎﻳﺪ ﻣﻨﺎﺑﻊ اﺿﺎﻓﻲ ﺑﺮای ﻛﺸﻒ ﻃﺮﺣﻬﺎ و اﻟﮕﻮ ﻫﺎ، ﻗﻮاﻧﻴﻦ و ﻣﻔﺎﻫﻴﻤﻲ ﻛﻪ داﻧﺶ درآن ﺑﻪ ﻛﺎر ﻣﻲ رود را ﺗﻮﺳﻌﻪ دﻫﺪ.

ﺧﺮد ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﺗﺠﺮﺑﻪ ﻓﺮدی و ﮔﺮوﻫﻲ ﺑﺮای ﺑﻪ ﻛﺎر ﺑﺮدن داﻧﺶ در ﺣﻞ ﻣﺴﺎﺋﻞ و ﻣﺸﻜﻼت ﺗﻌﺮﻳﻒ
ﻣﻲ ﺷﻮد. ﺧﺮد ﺷﺎﻣﻞ اﻳﻦ ﻣﻘﻮﻟﻪ ﻫﺎﺳﺖ ﻛﻪ ﻛﺠﺎ، ﻛﻲ، و ﭼﮕﻮﻧﻪ داﻧﺶ را ﺑﻪ ﻛﺎر ﺑﺮﻳﻢ (کنت و لودن،
۲۰۰۶ ).

۲-۲-       مفهوم حافظه سازمانی

در اغلب موارد بروز تاخیر و کیفیت غیربهینه محصولات نتیجه جریان ناکافی اطلاعات است. گردش یک جریان اطلاعاتی نارسا و ناقص در یک سازمان می تواند منجر به تکرار اشتباهات هزینه بر شود. از طرفی یک سیستم اطلاعاتی منفعل نمی تواند از بروز چنین مواردی جلوگیری نماید زیرا کارمندان اغلب مشغول تر از آن هستند که بدنبال اطلاعات تکمیلی بگردند و یا اصولا خبر ندارند که اطلاعات مفیدی جهت حل مشکل در سازمان وجود دارند. بنابراین باید سیستمی وجود داشته باشد که علاوه بر ذخیره انواع دانش موجود در سازمان، همواره اطلاعات مفید را به موقع به کارکنان سازمان یادآوری و ارائه کرده و یک همراه لایق برای حل مشکلات باشد. چنین سیستمی یک سیستم حافظه سازمانی نامیده میشود.

سیستم حافظه سازمانی تجمیع دانش های پراکنده در سطح سازمان را برعهده داشته و توزیع و استفاده مجدد از آنها را امکان پذیر می نماید. بنابراین “حافظه سازمانی ابزاری است برای انتقال دانشی که در گذشته کسب شده به فعالیتهای جاری( (Stein  and  Zwass, 1995 به این ترتیب امکان فراگیری سازمانی و بهبود دائمی فرآیندها نیز بوجود می آید.

عملکرد اصلی حافظه سازمانی ارتقاء قابلیت رقابت سازمان مربوطه از طریق بهبود مدیریت دانش موجود در آن است. همچنین می تواند منجر به ایجاد دانش جدید و یادگیری سازمانی گردد. بنابراین می توان حافظه سازمانی را به عنوان هسته اصلی سیستم مدیریت دانش در یک سازمان در نظر گرفت که با ایجاد آن می توان دانش های شخصی و گروهی موجود در یک سازمان را به اشتراک گذاشته و مورد استفاده مجدد قرار داد.

۲-۳-       تعریف حافظه سازمانی

همانطور که گفتیم سازمانها جهت انجام هرچه بهتر و سریعتر فعالیتهای خود به انواع دانش سازمانی و جریانهای اطلاعاتی موجود و در گردش متکی هستند. از طرفی پراکندگی دانش سازمانی در منابع گوناگونی مانند مستندات کاغذی و الکترونیکی، پایگاه داده ها، فایلهای گرافیکی ، نامه های الکترونیکی و حتی در ذهن و یادداشتهای شخصی کارمندان یک سازمان، کار مدیریت دانش را با مشکل مواجه می کند.

مجموعه ای از دلایل وجود دارند که نشان می دهند مدیریت دانش به تنهایی در سطح یک سازمان عملکرد کاملی ندارد . برخی از این دلایل در تحقیقات (Macintosh, 1997) مشخص شده و عبارتند از:

-کارمندانی که دستمزد بالایی هم دریافت م یکنند بیشتر وقتشان را بدنبال اطلاعات مورد نیازشان می گردند.

- دانش اساسی چگونگی انجام کار تنها در ذهن معدودی از کارمندان وجود دارد.

- اطلاعات با ارزش در تود های از مستندات و داده ها مدفون شده است.

- اشتباهات هزینه بر به علت بی توجهی به تجربیات گذشته تکرار می شوند.

می توان گفت که در اغلب موارد بروز تاخیر و کیفیت غیربهینه محصولات نتیجه جریان ناکافی اطلاعات است. گردش یک جریان اطلاعاتی نارسا و ناقص در یک سازمان می تواند منجر به تکرار اشتباهات هزینه بر گردد. از طرفی یک سیستم اطلاعاتی منفعل نمی تواند از بروز چنین مواردی جلوگیری نماید زیرا کارمندان اغلب مشغول تر از آن هستند که بدنبال اطلاعات تکمیلی بگردند و یا اصولا خبر ندارند که اطلاعات مفیدی جهت حل مشکل در سازمان وجود دارند.  بنابراین باید سیستمی وجود داشته باشد که علاوه بر ذخیره انواع دانش موجود در سازمان، همواره اطلاعات مفید را به موقع به کارکنان سازمان یادآوری و ارائه کرده و یک همراه لایق برای حل مشکلات باشد. چنین سیستمی یک سیستم حافظه سازمانی نامیده می شود.

بکارگیری اصطلاح “حافظه سازمانی” به دو دهه پیش برمی گردد، هنگامی که هدبرگ[۷]  برای نخستین بار و در سال ١٩٨١ این اصطلاح را معرفی نمود(Hedberg, 1981).

تعاریف متعددی از حافظه سازمانی و اهداف و کاربردهای آن ارائه شده است که برخی از آنها عبارتند از:

• • دانش یک سرمایه کلیدی برای سازمان ها است. حافظه سازمانی این سرمایه را از طریق اکتساب، سازماندهی، انتشار و استفاده مجدد از دانش ایجاد شده توسط کارکنان یک سازمان بسط داده و تقویت می نمایند(Conklin, 1996).
  • سیستم حافظه سازمانی تجمیع دانشهای پراکنده در سطح سازمان را برعهده داشته و توزیع و استفاده مجدد از آنها را امکا نپذیر م ینماید. بنابراین حافظه سازمانی ابزاری است برای انتقال دانشی که در گذشته کسب شده به فعالیت های( (Stein and  Zwass, 1995 . به این ترتیب امکان فراگیری سازمانی و  بهبود دائمی فرآیندها نیز بوجود می آید.
  • هدف مکانیزمهای حافظه سازمانی کسب و نگهداری دانش در داخل یک سازمان و بطور همزمان قابل بازیافت و استفاده مجدد نمود آن آن است(Dzbor & Paralic, 2000)
  • حافظه سازمانی یک سیستم کامپیوتری است که جمع آوری، ذخیره، بازیابی و توزیع دانش را در یک سازمان امکان پذیر می­سازد. در این راستا تمرکز بیشتر روی نوعی از دانش است که غیرقابل لمس بوده و تشخیص و شناخت آن مشکل است مانند توانایی های ناشناخته کارمندان. سیستم حافظه سازمانی یک سیستم اطلاعاتی است که روش های مهندسی دانش و نمایش آن را با  روش های مدل سازی معنایی داده یکپارچه نموده تا بطور پیوسته کار سازماندهی، ذخیره و توزیع دانش مربوط به یک حوزه تعریف شده را انجام دهد.
  • حافظه سازمانی یک سیستم کامپیوتری جامع جهت جمع آوری دانشهای انباشته شده در یک سازمان از نوع دانش چگونگی انجام کار یا انواع دیگر دانش و دسترس پذیر نمودن آنها به منظور ارتقاء بهره وری و موثرترشدن فرآیندهای مبتنی بر دانش، است.

• نقش اصلی حافظه گروهی ایجاد یک ذهنیت مشترک است. این ذهنیت که درباره اهداف فعالیتهای سازمانی، مشخص سازی نقشها و صلاحیتها و همچنین مدلی برای فعالیتهای گروه های کاری شکل می گیرد می تواند بعنوان یک رسانه ارتباطی بین اعضا گروه و برنام ههای نرم افزاری و کاربردی عمل نماید.

کاربردهای سیستم حافظه سازمانی:

براین اساس انگیز ه های ساخت یک سیستم حافظه سازمانی عبارتند از(Dieng et al., 1998)

- جلوگیری از از دست رفتن تجارب و مهارتها هنگامیکه یک فرد متخصص شرکت را ترک می‌کند.

- کاوش در تجارب بدست آمده از پروژه های قبلی و استفاده مجدد از آنها به منظور جلوگیری از تکرار اشتباهات گذشته.

- بهبود چرخه اطلاعات و به دنبال آن بهبود ارتباطات موجود در سازمان.

- تجمیع و یکپارچه سازی دانش چگونگی انجام کار از منابع مختلف.

- بهبود فرایند فراگیری فردی و سازمانی.

با توجه به برایند کلی اهداف برشمرده شده از ایجاد یک سیستم حافظه سازمانی، می توان گفت که عملکرد اصلی حافظه سازمانی ارتقاء قابلیت رقابت سازمان مربوطه از طریق بهبود مدیریت دانش موجود در آن است که خود می تواند منجر به ایجاد دانش جدید و یادگیری سازمانی گردد. بنابراین می توان حافظه سازمانی را به عنوان هسته اصلی سیستم مدیریت دانش در یک سازمان در نظر گرفت، نمودار ۲-۲، که با  ایجاد آن می توان دانش های شخصی و گروهی موجود در یک سازمان را به اشترا ک گذاشته و مورد استفاده مجدد قرار داد. رویکرد مهندسی و مدیریت دانش در ایجاد یک حافظه سازمانی عبارت است از بکارگیری روش های هوش مصنوعی در کسب، مد لسازی و مدیریت دانش سازمانی.

نمودار ۲-۱، حافظ سازمانی به عنوان هسته اصلی سیستم مدیریت دانش(Abecker et al., 1998)

تمام فعالیتهای سازمان یافته جهت تحقق دو هدف و نیازمندی اساسی انجام م یشوند. یکی تقسیم کارها به وظائف مختلف و یکی ایجاد هماهنگی بین این وظائف جهت تکمیل و تحقق فعالیت اصلی (Mintzberg, 1979) این  نیازمندیها مبتنی بر ایجاد ارتباطات و پردازش اطلاعات است که به نوبه خود دلالت بر نیاز به ایجاد یک حافظه سازمانی دارد(Te’eni, 2001). بنابراین حافظه سازمانی باید شامل دانش مورد نیاز برای تخصیص وظائف به  منابع سازمان و ایجاد هماهنگی بین فرآیندها باشد و این یعنی ایجاد تعادل و سازگاری بین منابع، همچنین نظارت و استانداردسازی در هماهنگ نمودن کارها با مهارتها. به بیان دیگر حافظه سازمانی باید بر مبنای یک تصور کلی از منابع و فرآیندهای اساسی یک سازمان شکل گیرد. به این ترتیب کیفیت یک حافظه سازمانی براساس کفایت آن در تسهیل نمودن تقسیم کارها و پشتیبانی از هماهنگی بین آنها سنجیده می‌شود. در سطوح ابتدایی حافظه سازمانی می تواند بعنوان یک انباره مشترک از اطلاعات و مفاهیم موجود دریک حوزه یا دامنه درنظر گرفته شود که بین اعضا یک سازمان به اشتراک گذاشته می شود و به این ترتیب کارگروهی و ضبط و نگهداری دانش را امکا نپذیر می سازد. وجود چنین برداشت و فهم مشترکی از حوزه عملکرد یک سازمان خود می تواند تاثیر بسزایی در کاهش مشکلات موجود در ارتباطات سازمانی و تخصیص منابع در هنگام فعالیتهای گروهی داشته باشد.

[۱] - Kidwell

[۲] - Peter Drucker

[۳] -  Slavendy

[۴] - Tiwana

[۵] . www.nipna.ir

[۶] - Kenneth & Laudon

[۷][۷] Hedberg

[۸] know-how

[۹] medium

[۱۰] competition

انواع حافظه سازمانی

در  ویژگی ها و سیکل های عنوان شده یادگیری سازمانی، حافظه سازمانی از مفاهیم بسیار مصطلح این حوزه است. حافظه سازمانی در حقیقت قابلیت سازمان جهت ذخیره کردن دانش می باشد. لذا در این قسمت به مفهوم حافظه سازمانی، تعاریفی که در این زمینه وجود دارد و در نهایت بیان یک تعریف کاربردی پرداخته می شود. تقسیم بندی های گوناگونی در مورد حافظه سازمانی وجود  دارد که در اینجا به ذکر سه نوع مختلف از این تقسیم بندی ها پرداخته می شود: (ارگریس و شون ۱۹۷۸، ۱۶۰، دیکسون ۱۹۹۲، ۴۳، پازک ۱۹۸۹، ۶۳-۶۸).

• حافظه پنهان و آشکار سازمان
• حافظه سازمانی داخلی و خارجی
• حافظه سازمانی مستقیم و غیر مستقیم

حافظه پنهان سازمان

مربوط است به دانشی که عمدتا در ذهن کارکنان سازمان وجود دارد. حافظه ضمنی انواع مختلفی می تواند داشته باشد از جمله فرهنگ های موجود در سازمان تا دستورالعمل ها و روش های عملیاتی.

حافظه آشکار سازمان

مربوط است به دانشی که مستقل از افراد سازمان بوده و به صورت رسمی نگهداری می شود از جمله انواع گزارشات، مستندات، سیستم های هوشمند و نرم افزارهای اطلاعاتی.

حافظه داخلی سازمان.

دانشی است که سازمان در درون خودش چه به صورت فیزیکی و مستند و چه به صورت غیر مستند (و فقط در ذهن کارکنانش) نگهداری می کند.

حافظه خارجی سازمان

تمام دانشی است که از خارج از سازمان وارد شده و سپس در بانک های اطلاعاتی، مستندات و یا در ذهن کارکنان سازمان جای می گیرد.

حافظه مستقیم

منظور دانشی واقعی است که فقط شامل دانش تک تک افراد سازمان می شود.

حافظه غیر مستقیم

منظور دانش بالقوه ای است که هم شامل دانش فردی افراد و هم شامل دانش محیطی می شود.

۲-۲-       مدل سازی حافظه سازمانی

ایده ساده و اولیه درباره حافظه سازمانی این است که آن را به عنوان مجموع های از حافظ ههای انسانی کلیه کارکنان یک سازمان در نظر بگیریم. مشخص است که چنین مدلی فاقد اطلاعات متعلق به خود سازمان و اطلاعاتی که کارکنان به حفظ آن در حافظه شخصی شان علاقه ای ندارند اما برای سازمان مفید هستند، می باشد. حتی بدتر آنکه پایداری چنین حافظه ای به علت احتمال ترک سازمان از طرف کارکنان بسیار مشکوک و مورد تردید خواهد بود. به همین دلیل بسط و تکمیل این مدل ضروری است. به این خاطر (Pautzke) پوتزکی مدل لایه بندی شده ای از دانش دردسترس و غیرقابل دسترسی در یک سازمان را ارائه  نمود(Lehner &  Maier , 2000). این مدل در نمودار ۲-۴ نشان داده شده است.

نمودار ۲-۳-  مدل دان سازمانی پوتزکی(Lehner &  Maier , 2000)

همانگونه که در نمودار ۲-۵ مشاهده می شود دو لایه اولیه از سمت داخل شامل اطلاعاتی هستند که برای -  کلیه اعضا سازمان به اشتراک گذاشته شده اند و یا در کل سازمان قابل دسترسی می باشند. در این مدل نقش حافظه سازمانی گسترش این دولایه و افزایش دانش به اشتراک گذاشته شده و یا قابل دسترسی برای اعضا یک سازمان می باشد. در لایه سوم از این مدل دانشی قرار دارد که متعلق به افراد بوده و برای سازمان قابل دسترسی نمی باشد. بخش دیگری از وظیفه حافظه سازمانی دسترس پذیر نمودن دانش موجود در این لایه برای کل سازمان می باشد. به این منظور که (Lehner &  Maier , 2000) سه رهکار پیشنهاد شده است. اول اینکه کار به خصوصی  انجام نشود. یعنی اینکه کارمندان به طور طبیعی از تجربیات و دانش شخص یشان در وظایف محوله به ایشان استفاده خواهند نمود. مشکل این راه هنگامی خود را نشان می دهد که کارکنان سازمان را ترک میکنند. راه کار دوم توزیع دانش افراد بین کارمندان دیگر از طریق مباحثه و گفتگو است. در این مورد فرض بر این است که کارکنان خواستار به اشتراک گذاری دانش خود هستند. راه کار سوم نیز عبارت است از رسمی سازی دانش. یعنی اینکه کارکنان هنگام ارائه نتایج کاری خود دانش مربوطه را نیز ضمیمه نمایند. این روش به علت اینکه برخی از انواع دانش قابلیت فرمال شدن را ندارند دارای محدودیت است. در بین این سه راه کار، استراتژی دوم امیدوارکننده تر است اما مشکل آن رعایت محرمانگی و پوشیده ماندن اطلاعات است.

درسال ۱۹۹۱ والش و انگسون (Walsh & Ungson) مدلی برای حافظه سازمانی ارائه کردند (Walsh and Ungson, 1991) که  در آن جایگاه هایی برای ذخیره حافظه سازمانی در نظر گرفته شده است. این جایگاه ها که ساختار یک حافظه سازمانی را تشکیل می دهند و در نمودار ۲-۱۰ نیز نشان داده شده اند عبارتند از: افراد (حافظه کارکنان در باره فعالیت ها و رخدادها کاری ایشان)، تمدن پیشینه سازمانی و چگونگی انتقال  تجربیات در آن)، روش های دگرگونی و تبدیل سازمانی ٢ (روتینها و فرآیندهای تبدیل یک ورودی به  خروجی)، ساختار سازمانی (قواعد و قوانین)، محیط یا بوم شناسی سازمانی ٣ (ترکیب فیزیکی و نظم و ترتیب محل کار) و منابع و آرشیوهای خارج سازمان بیرونی شامل داده ها و اطلاعاتی درباره سازمان که در آرشیوهای خود سازمان موجود نمی باشند (مانند اطلاعات کسب شده از رقابت ها، دولت، آژانسهای بازاریابی، رسانه های عمومی و … ).

نمودار ۲-۴- مدل حافظه سازمانی والش و انگسون

همانگونه که در نمودار ۲-۶ نیز مشاهده می شود این مدل برای پشتیبانی از فعالیتهای تصمیم گیری سازمانی کاربرد داشته و هدف آن ارتباط دادن موقعیتهای گذشته و حال به منظور تکمیل فرآیندهای تصمیم گیری است.

چهار سال بعد در سال ۱۹۹۵ برایت کمیل این مدل اشتاین و زواس (Stein & Zwass) «سیستم های اطلاعاتی» را به آن اضافه کرند.

در سال ۱۹۹۸ واتسون (Watson, 1998) حافظ سازمانی را به عنوان یک نهاد فناوری تعریف نمود که  وظایف آن بسیار شبیه به عملیت مدیریت داده است. ا نظر واستون دو سوال اساسی مطرح است: یکی  اینکه داده ها کجا و چطور ذخیره شده اند و دیگر اینکه چگونه می توان به داده ها دسترسی پیدا کرد. مولفه های مدل واتسون در نمودار ۲-۷ نشان داده شده اند.

نمودار ۲-۵- مدل حافظه سازمانی واتوسون(Watson, 1998)

۲-۳-       پیاده سازی حافظه سازمانی

بزرگترین منفعت ایجاد یک حافظه سازمانی در انجام وظائف پیچیده، مشکل و مهم خود را نشان می دهد. جهت انجام چنین وظائفی knowledge task نامیده می شوند افراد خبره نیاز به مهارت و همچنین کسب، ایجاد، دسته بندی و استفاده از دانش موجود در سازمان دارند. حافظه سازمانی با فراهم کردن اطلاعات و دانش لازم به انجام چنین وظائفی کمک می کند. در چنین مواردی توزیع فعالانه دانش باید مستقل از درخواست کاربر بوده و بطور خودکار دانش لازم برای انجام وظیفه در دست اقدام را فراهم نماید. جهت ساخت یک حافظه سازمانی موثر و توسعه و نگهداری آن ابتدا باید با ساختار حاکم بر سازمان و فرآیندهای تجاری موجود در آن آشنا بوده و جریان اطلاعات را ب هگونه ای در نظر گرفت که با قدمهای کاری روزانه هماهنگ باشد.

در مرحله بعد باید از گم شدن یا پراکندگی منابع مختلف دانش جلوگیری نموده و قابلیت دسترسی به تمامی انواع دانش را از طریق ایجاد یک انباره اطلاعاتی خوش ساخت و مرکزی فراهم نمود. چرخه حیات یک حافظه سازمانی ساخت یافته که خود یک چرخه توسعه و تکرار تدریجی است می تواند مطابق شکل ۲-۱۲ و شامل ۷ مرحله  در نظر گرفته شود:

1. مشخص سازی نیازمندیها (اهداف، ملزومات و محدودیتها)

سیستم حافظه سازمانی نسبت به روش های تکنیکی و جمعی دیگر امکان ذخیره و بازیافت هرچه بهتر اطلاعات را برای شک لگیری یک حافظه مشترک از دانش موجود در سازمان فراهم می آورد. اما برای ایجاد چنین سیستمی باید شناخت خوبی از نوع عملکرد و رفتار یک سازمان داشته باشیم. به عبارت دیگر از آنجائیکه حافظه سازمانی در محیط یک سازمان و جهت کمک به عملکرد هرچه بهتر آن ایجاد می گردد شناخت اهداف سازمان، انتظارات موجود از پیاده سازی چنین سیستمی و محدودیتهای موجود نقش مهم و حساسی در مشخص شدن چارچوب عملکردی آن پیدا می کنند.

2. اکتساب دانش

دانش مورد نیاز جهت انجام مراحل کاری در منابع مختلفی مانند مستندات الکترونیکی، پایگاه های داده، نامه های الکترونیکی و یا یادداشتهای شخصی کارکنان پراکنده است. اساسی ترین نیاز در هنگام ایجاد یک سیستم حافظه سازمانی جلوگیری از گمشدگی این دانش و بهبود دسترسی پذیری انواع دانش سازمانی است(Kuhn and Abecker, 1997).

به منظور جمع آوری انواع دانشی که در طول زمان در یک سازمان ایجاد می شوند باید یک استراتژی موثر وجود داشته باشد. پس از آن باید ملاکهای مشخص و تعریف شد های برای تصمیم گیری در این باره که آیا این اطلاعات برای سازمان با ارزش هستند یا خیر، وجود داشته باشند. جمع آوری اطلاعات می تواند به دو صورت فعالانه یا انفعالی صورت گیرد(Wiig  and Hoog, 1997)

در روش جمع آوری فعالانه دانش یک تیم در سازمان بطور پیوسته در کار جمع آوری و ذخیر هسازی درسها و تجارب جدید آموخته شده هستند. ملاکهای تشخیص ارزش این اطلاعات نیز توسط همین گروه کاری اعمال میشوند. این روش همچنین همراه است با توزیع فعالانه دانش یعنی سیستم حافظه سازمانی کارمندان سازمان را از وجود دانشهای جدیدی که ممکن است به آنان و فعالیت در دست اقدامشان مربوط باشد مطلع می سازد.

در روش جمع آوری انفعالی دانش هر کارمندی خود باید ارزش تجارب آموخته و اطلاعات بدست آورده از فعالیتهای کاری خود را ارزیابی نموده و درباره اینکه آیا این اطلاعات باید به حافظه سازمانی افزوده شوند یا خیر تصمیم گیری نماید. در این روش بازیابی اطلاعات نیز منفعلانه صورت می گیرد به این معنی که کارمندان سازمان خود باید به حافظه سازمانی مراجعه نمایند تا از وجود اطلاعات جدید باخبر شوند.

افزودن درسهای آموخته شده از طرف کارکنان به حافظه سازمانی باید راحت و ساده و همراه با سیاستهای مشوقانه باشد. به عبارتی کارکنان سازمان باید انگیزه و محرک لازم برای ثبت مشاهدات، تجربیات و روشها و روندهای موفقیت آمیز انجام کار خود را در حافظه سازمانی داشته باشند.

[۱]Organizational Memory

[۲]Implicit & Explicit Organizational Memory

[۳]Internal &External Organizational Memory

[۴]Available & Indirectly Available Organizational Memory

[۵] Institutionalize

[۶] accessibility

[۷] repository

[۸] actively

[۹] passively